Quando il tempo è denaro, sembra morale risparmiare tempo, specialmente il proprio.
(Theodor Adorno)
Ogni giorno spesso inizi con tutte le buone intenzioni.
Vuoi portare a termine o iniziare qualcosa.
Ti accade mai di trovarti a rincorrere il tempo ,a rispondere ai bisogni degli altri,a subire le pressioni sempre in corsa con l’orologio?
E’ un po’ come chi,per usare una metafora,decidesse di prendere il treno del tempo e si trova su tutt’altro binario.
Il risultato?
Alla fine della giornata sei insoddisfatto ,stressato perche’ alla fine non hai fatto quello che ti eri proposto di fare.
Hai la sensazione di aver fatto perlomeno la meta’ delle cose o magari di aver perso tempo.
Questo e’ semplicemente un problema di gestione del tempo.
E’ un problema di FOCUS
FOCUS : concentrarsi sulle cose veramente importanti e non su quelle urgenti.
Che differenza c’e'?
Una cosa e’ importante per sé perche’ ha un valore nella propria giornata.
Il concetto di valore e’ strettamente personale.
Un compito e’ urgente e dipende dal tempo che ognuno ha per risolverlo.
Per te puo’ non essere importante in sé, per esempio, pagare la bolletta ma siccome scade il compito diventa urgente.
E’ vitale non confondere IMPORTANZA e URGENZA.
Quando non si ha un planning chiaro della giornata o della settimana,alcuni compiti che non erano urgenti lo diventano in seguito e sono fonte di stress.
I MAGNIFICI 4 PER ORGANIZZARE IL TUO TEMPO
Ecco una tabella per organizzare il tempo e le cose da fare.
Dividi un foglio in 4 parti.In ognuno scrivi questi quattro titoli
Puoi anche usare una di quelle lavagnette memo,dividi in 4 e usa dei postit di 4 colori spostando via via i post it in una delle 4 aree.
Avrai cosi’ sott’occhio ‘cosa fare’ durante la settimana
Il time management settimanale e’ il modo migliore rispetto a quello giornaliero.
| URGENTE E IMPORTANTE
|
IMPORTANTE MA NON URGENTE |
| URGENTE MA NON IMPORTANTE
|
NON URGENTE E NON IMPORTANTE |
PRIMO QUADRO cose urgenti e importanti
DA SBRIGARE SUBITO
possibile stress
Spesso ci troviamo con cose importanti da fare e il tempo a disposizione e’ poco.Un esempio classico. uno studente ha da preparare un esame fra un mese.Invece di pianificare lo studio e di seguire la tabella di marcia si riduce agli ultimi giorni e diventa stressante.Certo non si puo’ pianificare tutto.
Gli imprevisti esistono.Un po’ di stress ci da’ la carica,ci stimola.Si chiama eustress ed e’ positivo.
Il problema e’ che quando supera il livello di soglia dei nostri limiti fisici e mentali allora diventa distruttivo e porta a cefalee,nervosismo,insonnia…
La domanda e’: cosa hai fatto negli ultimi 7 giorni di veramente urgente e importante?
SECONDO QUADRO cose non urgenti ma importanti
QUALITY TIME per ricaricarsi,rilassarsi
obiettivi personali
Questo quadro e’ purtroppo il piu’ sacrificato quando non abbiamo tempo o abbiamo dedicato il tempo a disposizione agli altri quadri.
In questo quadro ci sono tutte quelle attivita’,hobby che ci piace fare.
Ci proponiamo di andare,per esempio,in piscina ma alla fine rinunciamo.Vogliamo leggere,rilassarci,dedicare un po’ di tempo ai figli,curare il nostro aspetto….
Queste attivita’ non ci stressano proprio perche’ ci piacciono
TERZO QUADRO cose urgenti ma non importanti
DISTRAZIONI da gestire
Sono le piu’ stressanti perche’ DEVONO essere fatte entro una scadenza e non c’e’ la scappatoia del distrarsi altrimenti si paga o si va nelle grane
La domanda e’: quali cose urgenti ma non importanti ho fatto nei giorni scorsi e quanto tempo mi sono costate?
Ricordi la legge di Pareto?
il 20% delle tue attività può produrre
l’80% dei risultati.
QUARTO cose non urgenti e non importanti
TEMPO SPRECATO dire di no se si e’ impegnati
Se noti molti di noi consumano il tempo per cose che non sono urgenti e non importanti. Per esempio la telefonata che non riusciamo ad evitare,le mille distrazioni,le interruzioni non volute.
Oppure se stiamo facendo qualcosa di noioso troviamo ogni scusa per distrarci dal farsi il caffe’ a fare tutt’altro per darci una pausa.
Le fonti di distrazione : guardare la tv, ascoltare la musica, fare una telefonata che non è importante in quel momento.
La domanda e’ : in questo momento cosa e’ importante?
Se uno ha molto da cacciarvi dentro, una giornata ha cento tasche.
(Friedrich Nietzsche)
IL counseling si occupa di time management cioe’ di aiutare le persone ( e non solo nel business) a pianificare al meglio il tempo.L’ottimizzazione del tempo e’ importante.
Facciamo un breve calcolo.Togliamo alle 24 ore le ore per dormire.Quelle che rimangono andrebbero ripartite in generale( ognuno certamente ha esigenze e compiti diversi) in questo modo:
PRIMO QUADRO cose urgenti e importanti
SECONDO QUADRO cose non urgenti ma importanti
La meta’ del tempo andrebbe dedicata a questi due quadri.E’ vero che alla fine saremo stanchi ma saremo anche soddisfatti/e perche’ abbiamo speso il nostro tempo per qualcosa di valido
TERZO QUADRO cose urgenti e non importanti
meglio passare il meno tempo possibile ..e per farlo occorre avere un buon planning
QUARTO QUADRO cose non urgenti e non importanti
2 ore… ed e’ gia’ piu’ che sufficiente.Molte persone invece spendono molto piu’ tempo per le attivita’ di questo quadro e accumulano una bella dose di stress alla fine della settimana.
Non aspettare il momento opportuno: crealo!
(George Bernard Shaw)
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